Tietosuojaselosteet

Tietosuojaseloste: Pohjolan Matkan asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä
Pohjolan Matka/Pohjolan Turistiauto Oy
Yrittäjäntie 8, 74130 Iisalmi
Puh. 0201 303 450
info@pohjolanmatka.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Kehitysjohtaja Petter Mikkonen
Vuorikatu 26 B, 70100 Kuopio
Puh. 0201 303 350
matkat.kuopio@pohjolanmatka.fi

Rekisterin nimi
Pohjolan Matkan asiakasrekisteri

Rekisterin tietosisältö

Henkilöasiakkaiden osalta:

  • Etu- ja sukunimi
  • Lähiosoite, postinumero ja -toimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Sukupuoli
  • Syntymäaika niillä matkoilla, joissa se vaaditaan (esim. laivamatkat)
  • Syntymäpaikka niillä matkoilla, joissa se vaaditaan (esim. viisumin anomista varten)
  • Passin numero ja voimassaolotiedot niillä matkoilla, joissa se vaaditaan esim. viisumin anomista varten
  • Vakuutustiedot niillä matkoilla, joissa se vaaditaan esim. viisumin anomista varten
  • Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta

Muiden kuin henkilöasiakkaiden osalta lisäksi:

  • Organisaation nimi
  • Yhteyshenkilön tai -henkilöiden yhteystiedot
  • Y-tunnus

Rekisterin käyttötarkoitus
Asiakassuhteeseen liittyvien varausten hoitaminen, vahvistaminen ja laskuttaminen, asiakasyhteydenpito, markkinointi ja mainonta.

Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan luovuttamat tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa Pohjolan Turistiauto -yhtiöiden muiden tytäryhtiöiden markkinointiviestintään. Asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa matkakohteesta riippuen Pohjolan Matkan alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille, jotta matkapalvelu voidaan toteuttaa. Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta, ellei kyseessä ole viranomaisen määräys, rikostutkinta tai muu lainsäädännöllinen syy.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Matkakohteesta riippuen matkaa varten annettuja henkilötietoja siirretään matkan suorittamisen ja varaamisen kannalta oleellisille yhteistyökumppaneille ja viranomaisille sekä EU/ETA -maihin että niiden ulkopuolisille alueille. Tietojen käsittelyssä sovelletaan EU:n tietosuojalain periaatteita.

Tietojen suojauksen periaatteet
Asiakastiedot talletetaan salasanoin ja palomuurilla suojattuun atk-järjestelmään, jossa tiedot säilytetään ohjelmistotoimittajan asiakaskohtaisessa relaatiotietokannassa, joka sijaitsee suojatussa sisäverkossa. Tietokantaan ei ole pääsyä julkisesta verkosta. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Raportteihin ja tietovarantoihin pääsy on rajattua (esimiehet alueittain, henkilö ainoastaan omaan tietoonsa). Henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat varausjärjestelmässä olevat tiedot ottamalla henkilökohtaisesti yhteyttä tässä selosteessa ilmoitettuun osoitteeseen. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittely suoramarkkinoinnissa sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiin.

Käyttäjäseuranta ja evästeistä informoiminen
Sivustomme käyttää evästeitä palvelun käytön kannalta olennaisten tietojen tallentamiseen. Nämä evästeet mahdollistavat matkahaku- ja matkavarausprosessit ja ne poistuvat automaattisesti, kun selainistunto päättyy. Lisäksi sivusto hyödyntää avoimen lähdekoodin Piwik-palvelua käyttötiedon keräämiseen. Tätä tietoa ei yhdistetä yksilöitävästi asiakastietoihin ja sitä käytetään vain verkkopalvelun teknisen toiminnan valvontaan ja optimointiin. Piwik-palvelusta ja sen evästeistä voi lukea lisää osoitteessa https://piwik.org. Sivustolta kerätään myös käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Rekisteritietojen käsittelijänä ovat Pohjolan Matkan lisäksi Comgate Oy ja Aptual Oy. Tiedot poistetaan ja rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.


 

Tietosuojaseloste: Pohjolan Matkan markkinointirekisteri

Rekisterinpitäjä
Pohjolan Matka/Pohjolan Turistiauto Oy
Yrittäjäntie 8, 74130 Iisalmi
Puh. 0201 303 450
info@pohjolanmatka.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Kehitysjohtaja Petter Mikkonen
Vuorikatu 26 B, 70100 Kuopio
Puh. 0201 303 350
matkat.kuopio@pohjolanmatka.fi

Rekisterin nimi
Pohjolan Matkan markkinointirekisteri

Rekisterin tietosisältö

Henkilöasiakkaiden osalta:

  • Etu- ja sukunimi
  • Lähiosoite, postinumero ja -toimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Tiedot asiakkaan kysymistä ja hänelle tarjotuista palveluista

Muiden kuin henkilöasiakkaiden osalta lisäksi:

  • Organisaation nimi
  • Yhteyshenkilön tai -henkilöiden yhteystiedot

Rekisterin käyttötarkoitus
Pohjolan Matkan palvelujen tarjoaminen niille olemassa oleville tai potentiaalisille asiakkaille, jotka ovat ottaneet yhteyttä Pohjolan Matkaan ja yksityisasiakkaiden osalta ovat antaneet suostumuksensa heille kohdistettuun markkinointiin. Pohjolan Matkan palautekyselyjen lähettäminen ja vastausten tallentaminen sekä Pohjolan Matkalle osoitettujen palautteiden vastaanotto ja käsittely.

Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan luovuttamat tiedot, organisaatioasiakkaiden osalta lisäksi ostetut, yhteistyökumppanien tai julkishallinnon kautta hankitut rekisterit.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa Pohjolan Turistiauto -yhtiöiden muiden tytäryhtiöiden markkinointiviestintään. Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta Pohjolan Matkan ulkopuolisille kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta, ellei kyseessä ole viranomaisen määräys, rikostutkinta tai muu lainsäädännöllinen syy.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen suojauksen periaatteet
Asiakastiedot talletetaan salasanoin ja palomuurilla suojattuun atk-järjestelmään, jossa tiedot säilytetään ohjelmistotoimittajan asiakaskohtaisessa relaatiotietokannassa, joka sijaitsee suojatussa sisäverkossa. Tietokantaan ei ole pääsyä julkisesta verkosta. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Raportteihin ja tietovarantoihin pääsy on rajattua (esimiehet alueittain, henkilö ainoastaan omaan tietoonsa). Henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat varausjärjestelmässä olevat tiedot ottamalla henkilökohtaisesti yhteyttä tässä selosteessa ilmoitettuun osoitteeseen. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittely suoramarkkinoinnissa sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiin.

Käyttäjäseuranta ja evästeistä informoiminen
Sivustomme käyttää evästeitä palvelun käytön kannalta olennaisten tietojen tallentamiseen. Nämä evästeet mahdollistavat matkahaku- ja matkavarausprosessit ja ne poistuvat automaattisesti, kun selainistunto päättyy. Lisäksi sivusto hyödyntää avoimen lähdekoodin Piwik-palvelua käyttötiedon keräämiseen. Tätä tietoa ei yhdistetä yksilöitävästi asiakastietoihin ja sitä käytetään vain verkkopalvelun teknisen toiminnan valvontaan ja optimointiin. Piwik-palvelusta ja sen evästeistä voi lukea lisää osoitteessa https://piwik.org. Sivustolta kerätään myös käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Rekisteritietojen käsittelijänä ovat Pohjolan Matkan lisäksi Comgate Oy, Aptual Oy, Canon Oy, Surveypal Oy, Kouta Media Oy sekä Emaileri Oy. Tiedot poistetaan ja rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista, kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ei-aktiiviseksi jo tätä ennen. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.